Word avanzato: lo strumento stampa unione spiegato passo-passo

Vi siete mai ritrovati nella situazione di dover copiare e incollare manualmente tutti i dati da una mailing list a una lettera scritta in word da inviare a tutti gli indirizzi in possesso dalla vostra azienda?

Se l’avete fatto e continuate a farlo, possiamo darvi un ottimo suggerimento per risparmiare tempo prezioso: per fare questo lavoro lo strumento più rapido e comodo è la Stampa unione di Word.

L’approfondimento di questa e molte altre funzioni compongono il programma dei corsi FORMart di Word avanzato. In questo articolo potete trovare una breve guida realizzata dal nostro docente d’informatica Carlo D’Alonzo, esperto in editoria digitale e founder di una web agency specializzata in web marketing.

La stampa unione di Microsoft Word è uno strumento volto ad automatizzare il processo di scrittura di documenti che prevedono l’inserimento di dati reperibili in un Database. 

Sarà possibile usarlo, ad esempio, nel caso in cui è necessario personalizzare il “campo” destinatario di una lettera. Oppure, per creare etichette adesive per la spedizione dei prodotti o ancora per i nostri attestati di frequenza ai corsi frequentati.

Vediamo dunque come funziona in questa breve guida.

Prima di tutto dobbiamo avere ben presente dove si trova il nostro database con i dati che ci serviranno per il nostro documento. Noi abbiamo creato un piccolo file Excel con 4 clienti e i loro relativi indirizzi e dati personali, ora vedremo come collegarlo al nostro documento word.
Per procedere, nell’esempio inseriremo i dati dei clienti in un attestato di frequenza.

I dati saranno presi dal database Excel che abbiamo chiamato “Database clienti”.

Nel Documento word facciamo clic sul menu “Lettere”.

Clicchiamo dunque sullo strumento “Seleziona destinatari/usa un elenco esistente” per selezionare il file Excel con i dati dei nostri clienti. Una volta selezionato, accertatevi di selezionare il foglio Excel giusto.

Ora il file Word e il file Excel sono collegati. Ogni colonna della nostra tabella è equivalente a quello che si chiama “Campo unione”: avremo quindi il campo unione “Nome”, il campo unione “Cognome”, il campo unione “indirizzo” e così via.

Dobbiamo inserire nella giusta posizione i campi unione per fare in modo che Word possa inserire in quei punti i relativi record.

Una volta inseriti i campi unione non ci resta che finalizzare il documento per la stampa. Cliccando sullo strumento “Finalizza e Unisci/Modifica singoli Documenti” verrà creato un unico nuovo documento con tante pagine quanti erano i vostri clienti, ogni pagina diversa con i dati del singolo cliente. Ora non vi resta che stampare.

Sono in programma nuovi percorsi formativi sulla suite di Office.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni sulle prossime edizioni dei corsi.